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【後編】入社して1年半、ねむい会議がなかった衝撃。
〜会議の自由参加制と見える化〜

2021年05月12日

どうも!
GW中は、ずっと習慣化したかった、

1日1冊積ん読解消!毎日30分の散歩!早寝早起き!

を、一切実行できず、

お菓子!ゲーム!寝る!


を繰り返していたアジャイウェア広報の光岡です。

(一度片付けたコタツをGWに復活させてしまったのが敗因かと…)

 

さてさて本日は前回記事
「【前編】入社して1年半、ねむい会議がなかった衝撃。〜全体会議『FAM』〜」の続きで、

アジャイルウェアの会議のあれこれについてご紹介したいと思います!

 

参加したい会議は自分で決める

 

アジャイルウェアの会議は、基本的に招待&自由参加制です。
(週一回の全体会議、チームミーティングを除く)

ファシリテーターの人が、

 

「この人かな?」

と思う人に招待を送ったり、

 

「こんな会議するんで興味ある人は参加してください〜。」

と、アナウンスしたりして参加を呼びかけますが、

 

参加を強制することはありません。

 

なので、招待を断られることもしばしば。

それが当たり前なので、気分を害すこともないですね。

 

そして、参加方法もそれぞれ自由。

 

■興味があれば自分の業務と関係なくても参加OK!
■「あれ?このミーティング思ってたのと違うな…。」と感じれば、途中離脱OK!
途中参加歓迎!会議の議事録を見て、次から参加でもOK!
■初回だけ、議事録見るだけなど、一部参加もOK!

 

 

なので必然的に会議に参加する人は、ゴリゴリの関係者か、そのトピックに興味がある人のみに。

 

そのため意見交換が盛んになり、

ダラダラした会議になりにくいというメリットが。

 

「だから入社して1年半経っても眠くなる会議がなかったのか…!」
と、すごい腑に落ちました。(おそ)

 


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会議の置いてけぼりと情報難民を0に

 

会議の透明性と質を高めるために、
議事録も情報共有も、徹底的に「楽」に「早く」せなあかんで!

 

というわけで、

アジャイルウェアではリアルタイム議事録共有サービス「GIJI」を活用しまくっています。

(自社サービスなので宣伝っぽくなってしまうのですが、ほんとに便利なんですよこの子…)

(画像を押すとGIJIのページに飛べます↑)

 

詳しい機能は公式サイトのほうがわかりやすいので割愛しますが、
こちらのGIJI、議事録だけでなく、

 

▶レジュメ
▶ホワイトボード
▶報告書
▶決定タスクの担当者振り分け
▶ワード検索

 

これらもパパっとできちゃうすぐれもの!

会議に参加していなくも情報に追いつきやすく、

 

・なぜか会議が始まると邪魔しにくる飼い猫
・ネット回線が遅く音声が途切れる

 

そんなことが日常茶飯事の私にとっても、
会議の置いてけぼりを防いでくれる救世主です…👼

 

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会議時間を見える化して、ムダな会議を断捨離

 

ちなみにGIJIには「会議レポート機能」もあり、

議事録から自動でそれぞれの会議回数会議時間のデータが作成され、

 

メンバーの会議ボリュームを可視化できます

(「会議レポート機能」イメージ図)
(詳細はこちら

 

 

 

そんな「会議レポート機能」を使って、
アジャイルウェアの会議時間はどんなもんかチェックしてみました〜👀

展示会などのイベントがない週(4/19~4/23)の場合
▶全体の総会議時間:159.5時間/週
▶一人当たりの平均:約4時間/週
▶一番長い人:13時間/週
▶一番短い人:30分/週

(長い人と短い人の差がやべえ…)

 

IT業界における『会議等の全体業務に占める割合』は、17.9%(*1) らしく、
1人当たりのIT業界平均会議時間は 7.16時間/週(*2)という計算に。

それに比べるとアジャイルウェアは約4時間なので、3時間ほど短いですが、

13時間と長時間の人もいるので、改善の余地は大いにありそうですね。。。

 

 

このように会議に費やしている時間を見える化することで、

それぞれがムダな会議や長すぎる会議してないかな?と振り返ることができ、

会議の短縮や削減に役立つというわけです。

 

 

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(*1)  株式会社NTTデータ経営研究所:2012年10月5日「会議の革新とワークスタイル」に関する調査 ー 1. 会議、ミーティング、打ち合わせの実態(業種別:コンピューター・情報サービス業】参照

(*2) 4月のアジャイルウェア月間労働時間160時間の17.9%=28.64時間/月を週に換算。

 

 

 

まとめ 〜アジャイルウェアの会議5カ条〜

〜アジャイルウェアの会議5カ条〜
■発言しやすい環境をつくる
■自発的な参加者を集める
■レジュメや議事録など、面倒なことを「楽」にする
■情報はリアルタイム共有&アクセスを良くする
■会議ボリュームの把握とふりかえりをする

↑と、勝手に掲げましたが、CEOにヒアリングしたところ、

 

「会議の多い大企業に勤めたこともないし、会議ルールとか気にしたこともないよ〜。フリーランスが長かったから、その時の流れで今のスタイルになった。」

らしいっす。
まぁ、結果オーライ!!

 

 

おまけ 〜暗黙ルール〜

 

アジャイルウェアの暗黙的な会議ルールとして、
「CEOとのミーティングは午前中をできるだけ避けること」があります。

(午後がみっちりでも午前中はぽっかりなCEOのカレンダー)

 

 

というのも、
体内時計診断で「超夜型」と診断されるほどの夜型人間なCEO↓

「午後が詰まってたら最悪午前中でも大丈夫だから!」
という、CEOの言葉を信じて午前中にミーティングを入れたら、
全然ミーティングにならなかったという被害報告多数。

なので、午後の会議の隙間を狙って捕まえることも多いのですが、

 

たま〜にミーティングもないのに午前中からCEOが稼働していると、
逆になにがあった!?!どうしたんだ!?!?となり、

 

確認事項があっても、話しかけず様子見してます←←←

 

 

午前中のCEOは信用ならない。(暴言)
現場からは以上です。
広報 光岡

 

 

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