在宅勤務の実現と成功 〜コミュニケーション方法と業務の可視化〜

新型コロナウィルスの影響で、大手企業から中小企業まで、多くの会社が在宅勤務(リモートワーク)を実施しています。
しかし、在宅勤務でのコミュニケーションロスの懸念や、やむを得ず出社しなければならない状況、そもそも社員の自宅のネットワーク環境が整えられていないなど様々な問題を抱え、二の足を踏んでいる会社も少なくないのではないでしょうか？

そんな中、弊社でも新型コロナウィルス拡大防止のため全従業員に終日在宅勤務を指示しました。

平常時からノートPCの支給や、クラウドサービスの活用を行い、どの職種でも在宅勤務を可能な状態にしていたため、決定後も社内に大きな動揺は見られていません。
また、弊社は出社勤務とほぼ変わらないセキュリティ状況で業務ができるようにしており、非常に多くのお客様からのご理解を得ることができました。
今回のような不測の事態でも平常時と変わらず業務が出来ており、日頃の備えの重要性をあらためて感じた1週間でした。

オフィス勤務と在宅勤務でも変わらず社員に業務を行ってもらうには、リアルタイムでコミュニケーションをどう取るかと、業務の情報共有がいかに可視化できるかという点が重要です。
下記に、在宅勤務を円滑にするための弊社の実施内容を取りまとめました。
少しでも皆さまの参考になれば幸いです。

まずは、社内で使用しているオンライン共有可能なソフトウェアリストを紹介します。

• Slack (業務連絡・休み報告・井戸端会議)
• Zoom (Web会議、採用面接、業務連携強化、リモート飲み会)
• GIJI（議事録、会議時のホワイトボード）
• G Suite
  • ■Gmail（一般メール）
  • ■Google Drive（フォルダ）
  • ■Google ドキュメント・スプレッドシート・スライド（資料作成・共有）
  • ■Google カレンダー（社内スケジュール管理・社内会議室予約）
• Lychee Redmine (プロジェクト管理)
• GitHub（ソースコード管理）
• HERP（採用管理）
• Yokihi（自社開発の顧客管理システム）
• freee（経理）
• SmartHR（人事）
• コクリポ（Webセミナー）
• Benchmark（メール配信システム）
• Sansan（名刺管理）
• esa（マニュアル）
• Visual Studio Code Live Share (ペアプログラミング）
• Adobe XD（UX/UIデザイン プロトタイプ共有）

一見多いように感じますが、職種によって実際に必要なツールは限られています。
例として、リアルタイムでコミュニケーションを取るには「slack」「zoom」「GIJI」を利用することで円滑に行えます。

Slack × zoom × GIJI でリアルタイムコミュニケーションを強化

• ■チャットツール「Slack」でのオープンなコミュニケーション

  「Slack」とは、ビジネス機能の備わったチャットツールです。
  一般的なチャットツール機能の他、

  • 画像を含めたどんな種類のファイルでも共有可能
  • 他のサービスとの連携機能
  • オリジナル絵文字の追加

  などといった機能も備わり、メールでやりとりするよりも業務効率が大幅にアップします。

  弊社では少しでも困ったことがあれば、職種関わらず気軽に相談！

  
  

  離席や休む場合も「slack」で報告するだけです。業務外のことを発言して良いチャンネルも設け、誰もが気兼ねなく発言できる環境づくりを整えています。

  
  

• ■Web会議システム「Zoom」を会議以外でも活用

  「zoom」はビジネス利用が前提のweb会議サービスで、チャット、時間設定、画面共有、手を挙げる機能などが備わっています。
  安定性が高く、1対1はもちろん、カメラをONにした状態の多拠点間でも安定した接続が可能です。

  

  弊社では、この「zoom」をWeb会議用としてだけではなく利用しています。

  ▶連携強化ツールとして

  スピードと強い連携が求められる弊社のカスタマーサポートチームでは「Zoom」の音声だけを常にONにして業務を行なっています。そうすることで、まるでチームメンバーが隣に座っているかのように作業を行うことが可能になります。

• ■議事録サービス「GIJI」でWeb会議中の情報難民を防ぐ

  議事録に特化した機能を搭載したウェブサービス「GIJI」。
  リアルタイム共有と複数人同時編集で、スピーディーで正確な議事録が簡単に作成できます。
  そして、弊社ではWeb会議時のホワイトボードとしても「GIJI」を活用しています。
  特に在宅勤務だとペットや子供が乱入してきたり、ネット環境のバラつきで音声が途切れ途切れになってしまったり「会議についていけない！」ということも起こりえます。そんな時でもGIJIを見ればすぐに追いつくことができ、ウェブ会議でもスムーズな情報共有が実現します。

  

  次に、業務の可視化に利用しているツールをご紹介します。

業務の可視化

• ■G Suiteを活用

  GmailだけでなくGoogleでは様々なビジネスツールサービスを提供しています。
  全てオンライン上で公開・共有・編集・権限設定ができるところが魅力です。
  いわゆるWord（→Googleドキュメント）、パワーポイント（→Googleスライド）、資料フォルダ（→Google Drive）がオンラインで複数名が同時編集可能なので、資料作成の共同作業が可能です。

  

  また、弊社ではGoogleカレンダーを社員全員で共有し、スケジュールの可視化も行っています。
  訪問先の住所、休みや長時間の離席予定、参加イベントのURLなど、極力詳細を入力するようにし、他の人がカレンダーを見ただけでミーティング設定やアポ調整ができるように工夫しています。

  

• ■プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」

  「Lychee Redmine」は、メンバー間での進捗状況や情報の共有、タスク管理が行えるだけでなく、コストや労働時間などの「可視化」を実現し、在宅勤務時など担当者と管理者が離れていてもスムーズなプロジェクト進行を行えます。

  

  最後に今回の在宅勤務指示で弊社が導入した取り組みを少しご紹介します。

• ■環境改善手当

  少しでも社員の在宅勤務環境を快適にするため、1人10,000円を支給。
  今のところ、自宅に簡易的なデスクを買う、チェアークッションを買う、はたまた整骨院の費用に充てるなど、様々な用途で利用されています。

• ■光熱費手当

  光熱費が上がることへの懸念の声を受け、在宅勤務した日数分の光熱費を一律支給することとしました。
  ※半日=4h未満の稼働日は対象外

• ■歓送迎会

  上記で紹介した「zoom」を利用しての在宅飲み会。飲み会手当（おつまみ＆飲み物代）として1,000円を支給。
  普段から会話に出てくるペットやお子さんに会えたり、各自準備した好きな飲み物を紹介したり、背景画像を変えて遊んだり、在宅・Web上ならではの楽しみ方があって予想外に盛り上がりました。好きなタイミングで離脱することが可能な点も在宅飲み会の魅力です。

  
  

• 【おまけ：出勤時の安全対策】
  

  ■フルフレックス制度で、ラッシュ時を避けた出勤を推奨

• ■マスクの配布

• ■オフィス入り口にハンド用消毒スプレーを設置

• ■定期的に除菌スプレーを散布

• ■湿度計を設置し、常に40%台をキープ

弊社は会社設立時より在宅勤務を許可しておりましたが、この数年間、在宅勤務における課題や円滑に業務を遂行するための方法と向き合ってまいりました。
弊社が抱えていた課題こそが、自社プロダクトでもあるプロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」や議事録ツール「GIJI」にも反映されています。

紹介したツールや弊社の取り組み以外でも日々たくさんのソフトウェアやサポート方法が開発されているので、状況に合った選択をされると良いかと思います。
弊社の取り組みをより詳しく知りたい、ツールの活用法について教えてほしいというお問い合わせがありましたら、ご一報ください。
少しでも皆さまのお力になれれば幸いです。